หลังจากประกาศของ Microsoft ฉบับที่ MC274188 เรื่อง (อัปเดต) ไฟล์บันทึกการประชุมบน Teams หมดอายุอัตโนมัติใน OneDrive และ SharePoint ซึ่งมีเนื้อหาใจความเกี่ยวกับการเพิ่มวันหมดอายุของไฟล์บันทึกการประชุมผ่านโปรแกรม Microsoft Teams
โดยนโยบายใหม่นี้ ไฟล์บันทึกการประชุมจะหมดอายุอัตโนมัติใน 120 วัน หลังจากที่มีการบันทึกหากไม่มีการดำเนินการใด ๆ ยกเว้น License A1 จะได้รับการตั้งค่าเริ่มต้นสูงสุดที่ 30 วัน (หากไฟล์ถูกลบออกแล้ว เราจะสามารถกู้คืนไฟล์จากถังรีไซเคิลได้นานถึง 90 วัน) นโยบายดังกล่าวไม่ส่งผลกระทบต่อไฟล์เก่าที่ได้มีการบันทึกก่อนหน้านี้
ดังนั้นวันนี้เราจึงจะประยุกต์ใช้เครื่องมือ Power Automate เพื่อสั่งการให้ย้ายไฟล์บันทึกการประชุมจากโฟลเดอร์ Recording ไปยังโฟลเดอร์ใหม่อัตโนมัติหลังการประชุมเสร็จสิ้น ซึ่งวิธีการดังกล่าวจะทำให้ตัวกำหนดวันหมดอายุของไฟล์ไม่ทำงาน
เริ่มใช้ Power Automate
1. เข้าสู่เว็บไซต์ Power Automate | Microsoft Power Platform
2. จากนั้นกดคลิก Sign In เพื่อเข้าสู่ระบบ
3. กดคลิกที่เมนู Templates จากนั้นระบุคีย์เวิร์ดในช่องค้นหาว่า “OneDrive Move File” กดค้นหา หลังจากนั้นให้คลิกที่ Template แรกที่ปรากฏ ชื่อเทมเพลตเต็ม ๆ ว่า “Move workfiles form one folder to other folder in OneDrive for Business”
4. หลังจากกดคลิกเรียบร้อย ให้ตรวจสอบการอนุญาตให้ Power Automate ให้สามารถเข้าถึง OneDrive ของท่านได้ จากนั้นคลิก Continue
5. ท่านจะพบกับหน้าต่างดังนี้ ให้พักไว้ก่อน
6. ให้ท่านเปิดแท็บใหม่ขึ้นมา และเข้าสู่ OneDrive for Business ของท่าน เพื่อดำเนินการสร้างโฟลเดอร์จัดเก็บบันทึกการประชุมใหม่ ดังตัวอย่าง ได้มีการสร้างโฟลเดอร์ RecordingBackup เพิ่มขึ้นมา จากเดิมมีเพียงโฟลเดอร์ Recordings ซึ่งสร้างอัตโนมัติจาก Teams อยู่แล้ว เมื่อสร้างโฟลเดอร์สำรองเสร็จเรียบร้อย กลับไปเปิดหน้า Power Automate ที่ค้างไว้
7. ดำเนินการตั้งค่าที่กล่องแรก When a file is created ให้กดเลือกตำแหน่งฟอเดอร์ โดยคลิกที่หมายเลข 1 จากนั้นเลือกโฟลเดอร์ที่มีการจัดเก็บไฟล์การประชุมของท่าน ดังตัวอย่างจะกดคลิกที่หมายเลข 2 ชื่อโฟลเดอร์ว่า Recordings (บางองค์กรอาจมีการตั้งชื่อโฟลเดอร์บันทึกการประชุมเป็นชื่ออื่น โปรดตรวจสอบและเลือกให้ตรงกับโฟลเดอร์ที่มีการบันทึกของท่าน)
8. หน้าตากล่องแรก When a file is created เมื่อตั้งค่าโฟลเดอร์ต้นทางเรียบร้อย จะปรากฏดังภาพ
9. จากนั้นไปตั้งค่าต่อที่กล่องที่ 2 Create file ให้ท่านทำคล้ายกับขั้นตอนที่ 7 แต่เปลี่ยนโฟลเดอร์เป็นโฟลเดอร์ปลายทาง ซึ่งในที่นี้ได้เลือกโฟลเดอร์ RecordingsBackup
10. กล่องที่ 3 เป็นคำสั่งลบไฟล์บันทึกการประชุมเดิมทิ้ง หลังจากที่มีการโอนย้ายไฟล์ไปยังที่ใหม่เสร็จเรียบร้อย ซึ่งท่านจะลบกล่องนี้ออกหรือไม่ก็ได้ หากท่านไม่ลบออก ไฟล์บันทึกการประชุมของท่านจะย้ายไปอยู่ที่ใหม่เพียงที่เดียว ซึ่งมีข้อเสียคือ สมาชิกท่านอื่นในห้องประชุม จะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์บันทึกการประชุมของท่านได้อีก โดยจะแสดงผลดังภาพที่ 11
แต่หากท่านต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นยังคงสามารถเข้าถึงไฟล์บันทึกการประชุม (โดยไฟล์นี้จะมีวันหมดอายุตามนโยบายใหม่) ท่านสามารถลบกล่องที่ 3 Delete file ออกได้ทันที
ภาพที่ 11 หากคงการตั้งค่าของกล่องที่ 3 Delete File ไว้ ผู้เข้าร่วมประชุมท่านอื่นจะไม่สามารถเข้าถึงไฟล์ได้
11. หลังจากตั้งค่าทั้งหมดเสร็จเรียบร้อย สามารถกด “Save” ได้ทันที
ทดลองใช้งาน
1. สร้างการประชุม Teams และบันทึกการประชุมตามปกติ
2. จากนั้นจบการประชุม และตรวจสอบโฟลเดอร์ใหม่ว่ามีการโอนย้ายไฟล์อย่างถูกต้อง เรียบร้อยหรือไม่ เป็นอันเสร็จสิ้นกระบวนการให้ Power Automate จัดการสำรองอัตโนมัติ เพื่อป้องกันไฟล์บันทึกการประชุมบน Teams หาย
สำหรับสถาบันการศึกษาที่สนใจโซลูชัน Office 365 สามารถติดต่อได้ที่ลานนาคอม
Email : [email protected]
Line Official Account: https://line.me/ti/p/@lannacom